HISTÓRIAS DE NOSSOS CLIENTES

Assinatura & Governança Digital

Brasoftware implementa Adobe Sign e alcança maior governança, produtividade e redução de custos.

Projeto também trouxe ganhos para os clientes da companhia, com agilidade nos processos, segurança e privacidade de dados.

A Brasoftware, um dos principais provedores de tecnologia do mercado, adotou, desde o ano passado, o Adobe Sign, serviço de assinatura eletrônica baseado em nuvem da Adobe Document Cloud, que agilizou seus processos internos e, consequentemente, de mais de 9 mil clientes que também se beneficiaram. A ferramenta, adotada inicialmente pela área de Operações para processos envolvendo contratações de serviços e cloud, logo foi ampliada para utilização em outras e, atualmente, é usada pelos mais de 240 colaboradores da companhia.

Os ganhos para a Brasoftware, que usava até então a assinatura física, foram imediatos. A empresa relata que o projeto reduziu em mais de 95% o tempo de processamento de um pedido, trazendo um salto em produtividade, além de outros benefícios: “Por mês operacionamos mais de 3 mil contratos e o uso da plataforma nos permitiu reduzir o retrabalho que tínhamos, mitigando erros humanos, além de reduzir significativamente os custos com parceiros de transporte e postagens. Mas a grande vantagem foi a ampliação da governança, pois todos os documentos são 100% arquivados e organizados na ferramenta. Também ganhamos em segurança de dados, pois todos os materiais são armazenados na infraestrutura da Adobe, o que nos dá tranquilidade, especialmente com a vigência da LGPD”, comenta Erica Dal Bello Stringhini, líder do Projeto na Brasoftware e especialista em Soluções Adobe, que implementou o projeto em poucos dias e também tem sido responsável por replicar as melhores práticas e experiência em diversos clientes.

De qualquer lugar, de qualquer dispositivo, nossos clientes e parceiros podem assinar o documento, de forma segura, totalmente digital e sustentável.

Com a tecnologia, os benefícios se estenderam não só para a própria Brasoftware, como também para os seus parceiros. “Com o Adobe Sign estamos trabalhando não só a experiência dos nossos colaboradores, mas de todo nosso ecossistema. Antes, tínhamos que gastar grande energia e recursos para imprimir, escanear e postar um documento ou contrato. Hoje, de qualquer lugar, de qualquer dispositivo, nossos clientes e parceiros podem assinar o documento, de forma segura, totalmente digital e sustentável. Nosso consumo de papel diminuiu mais de 90% e nossa governança foi amplamente aumentada”, detalha Amanda Almeida, diretora de Marketing e Parcerias da Brasoftware.

Com um dos maiores volumes de propostas e contratos de serviços online do mercado - uma vez que a Brasoftware atende clientes de diversos portes, com a ferramenta Adobe o processo foi totalmente digitalizado e integrado ao seu sistema ERP e CRM Dynamics.

O RH da companhia também já usa o Adobe Sign em seus processos. Com um aumento de 70% no número de contratações em plena pandemia, a companhia consegue fazer um processo de admissão 100% online, reduzindo custos de locomoção e serviços terceirizados.

De acordo com a empresa, a ferramenta permite que os documentos sejam padronizados com templates previamente formatados, onde é possível integrá-los com o sistema de ERP da companhia: “A Adobe tem parcerias com diversos fabricantes e, por isso, as integrações são nativas. É possível, por exemplo, ativar o Adobe Sign dentro do Dynamics 365, ou ainda, no Teams com fluxos de trabalho 100% digitais. O serviço de assinatura eletrônica trouxe uma nova realidade em termos de agilidade e governança para nós e para diversos clientes onde temos ajudado na ampliação de seus processos de transformação digital”, pontua Amanda.

É possível, por exemplo, ativar o Adobe Sign dentro do Dynamics 365, ou ainda, no Teams com fluxos de trabalho 100% digitais.

Clientes dos mais diversos perfis, incluindo instituições de ensino, órgãos públicos, varejistas, entre outros, também adotaram a ferramenta e já estão colhendo benefícios. “O modelo de trabalho remoto, acelerado pela pandemia, fez com que a necessidade de digitalização de processos fosse uma verdade, e nós da Adobe vimos o Sign sendo um catalisador para acelerar e ajudar empresas e instituições em atividades do dia a dia e grandes processos. Os projetos com Adobe Sign na Brasoftware cresceram mais de 300% e temos a certeza de que a nossa solução poderá ajudar muitas outras novas empresas”, afirma o senior channel manager da Adobe Document Cloud no Brasil, Eduardo Jordão.