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Empresa pública de grande porte transforma suas operações eliminando o uso de papel.

Com o apoio da Brasoftware, instituição implementou programa inovador de digitalização e automação de processos documentais, promovendo mais eficiência e sustentabilidade em suas operações.

Uma das maiores operadoras de transporte público da América Latina decidiu modernizar sua estrutura administrativa ao lançar um programa robusto de transformação digital, com foco na eliminação do uso de papel em processos internos e contratuais.

A iniciativa teve como objetivo superar desafios críticos, como a duplicidade de dados, a ineficiência de fluxos manuais, altos custos com impressão e armazenamento, e a falta de integração entre sistemas legados. Para isso, a Brasoftware desenvolveu e implementou uma solução completa de gestão documental e automação de processos, utilizando ferramentas de ponta da Microsoft e da Adobe.

“Diante dessa necessidade, a Brasoftware desenvolveu uma solução tecnológica robusta e inovadora, utilizando ferramentas de ponta para impulsionar a transformação digital da companhia. Desta forma, o cliente conseguiu superar desafios críticos e complexos, como a duplicidade de dados, a ineficiência de processos manuais e a dificuldade em gerenciar documentos físicos. Esse case de sucesso não apenas exemplifica a eficiência tecnológica, mas também demonstra como a inovação pode transformar realidades e promover a modernização de grandes instituições públicas. Estamos imensamente orgulhosos de fazer parte dessa jornada de transformação e de testemunhar o impacto positivo que nossa solução trouxe à companhia” , destaca Rodrigo Rick Vieira, Gerente de Serviços GOV e EDU da Brasoftware.

Principais desafios enfrentados:

  • Processos manuais e morosos de aprovação de documentos;

  • Custos elevados com impressão e armazenamento físico;

  • Falta de rastreabilidade e segurança documental;

  • Informações descentralizadas e ausência de integração entre sistemas.

Soluções implementadas:

  • Assinatura digital de documentos: O processo de assinatura passou a ser totalmente eletrônico, por meio da Adobe Sign integrada à infraestrutura ICP-Brasil. Isso eliminou o uso de documentos físicos, acelerando os fluxos de aprovação com mais segurança e rastreabilidade.

  • Gestão Eletrônica de Documentos (GED): Todos os documentos foram migrados para o Azure Archive, com gestão centralizada, aplicação de políticas de retenção e classificação automatizada segundo a taxonomia do Arquivo do Estado de São Paulo. A solução cobre todo o ciclo de vida documental, desde a assinatura até o arquivamento ou descarte.

  • Integração com sistemas legados: A modernização incluiu o mapeamento e a integração de sistemas antigos com as novas soluções, eliminando cadastros duplicados e processos redundantes, por meio de APIs e conectores personalizados.

  • Automação de processos com Microsoft Power Platform: PowerApps (criação de aplicativos customizados para gestão de documentos e aprovações); Power Automate (automação de tarefas repetitivas e fluxos de trabalho); Power BI (geração de dashboards e relatórios em tempo real); Dataverse (armazenamento seguro e centralizado dos dados da operação).

  • Conversão para PDF/A: Para garantir a preservação digital de longo prazo, documentos foram convertidos para o padrão PDF/A, assegurando sua integridade e acessibilidade no futuro.

  • Gestão digital de reuniões de diretoria: Foi implementado um sistema para automatizar todo o processo de tramitação, assinatura e arquivamento dos documentos das reuniões de pauta e extrapauta, totalmente integrado ao GED.

Resultados obtidos:

  • Redução de mais de R$ 1 milhão em custos operacionais e microfilmagem previstos para os próximos cinco anos;

  • Ganho estimado de R$ 1,3 milhão em horas de trabalho economizadas;

  • Redução significativa no tempo de tramitação de contratos e documentos administrativos;

  • Eliminação da duplicidade de dados e maior fluidez na experiência do usuário;

  • Aumento da segurança, rastreabilidade e conformidade, com trilhas de auditoria completas;

  • Contribuição direta para metas de sustentabilidade, com a eliminação de papel em larga escala.

Microsoft Power Platform

PowerApps, Power Automate, Power BI, Dataverse

SharePoint Online

colaboração e gestão de documentos em nuvem

Azure Archive e Azure Analytics

Armazenamento seguro e análise de dados

Adobe Sign

Assinatura eletrônica integrada

DevOps e Terraform

Infraestrutura como código

Linguagem C#

Desenvolvimento de conectores personalizados

O sucesso da iniciativa abriu espaço para novas fases do projeto, com suporte contínuo, novos aplicativos e backlog de melhorias estruturado. Essa jornada demonstra como a tecnologia, quando bem aplicada, pode modernizar instituições públicas com impactos diretos na eficiência, transparência e sustentabilidade.